Microsoft SharePoint je veľmi výkonný nástroj pre správu dokumentov a spoluprácu. A je možné, že ho používate, bez toho aby ste si to uvedomovali. Väčšina firemných zákazníkov si za SharePoint platí v rámci Microsoft 365 v balíčkoch Basic a vyšších. Ak využívate Teams, využívate SharePoint — je to základná „chrbtica“ Teamsu pre ukladanie dokumentov.

Určite ste si niekedy povedali: „keď už niečo platím, chcem z toho vyťažiť maximum“. A práve preto má veľa firiem záujem o našu pomoc, aby výhody tohto mocného nástroja mohli pochopiť a uchopiť. SharePoint má totiž jednu nevýhodu. Vie toho toľko, že ho len málokto vie nastaviť tak, aby firme skutočne vyhovoval. Je skvelým nástrojom nielen ako interné úložisko, ale aj pre výmenu dát a spoluprácu s externými dodávateľmi.

Ako sme pomohli elektrotechnickej výrobnej firme zvládnuť chaos v súboroch

Minulý rok nás tento zákazník oslovil s požiadavkou o pomoc s nastavením SharePointu pre potreby firmy. Cieľom bolo nástroj správne nastaviť tak, aby zamestnanci mohli zdieľať medzi sebou a so zákazníkmi manuály a servisnú históriu. Ďalšou požiadavkou bolo nemať údaje na dvoch (alebo viacerých) miestach, a môcť z toho istého úložiska zdieľať ako interne, tak externe.

Zákazník má niekoľko oddelení a každé oddelenie pracovalo s určitými dokumentmi — a ako to tak býva, každé oddelenie malo prístup len k niektorým dokumentom a priečinkom. Niektorí mohli upravovať, iní mohli len čítať. Súbory sa chaoticky zdieľali v e-mailoch, jedno úložisko, druhé úložisko… a bolo potrebné s tým niečo urobiť. Zároveň chcel poskytovať dokumenty pre svojich externých používateľov (zákazníkov) bez potreby preposielania alebo duplicitného nakladania s dokumentmi. Zároveň však bolo nemysliteľné, aby mal externý používateľ akýkoľvek prístup do intranetu zákazníka.

S nastavením SharePointu bojoval zákazník približne dva roky, ale v duchu hesla „keď už niečo platím, chcem z toho vyťažiť maximum“ sa nechcel myšlienky vzdať. Keďže s nami spolupracoval v rámci iných oblastí IT, oslovil nás, či by sme boli schopní pomôcť aj s týmto. Po krátkej analýze a návrhu riešenia sme sa pustili do práce. Celý proces prebehol hladko a vlastne veľmi rýchlo:

• Interakcie na pochopenie potrieb zákazníka — myšlienková mapa, vymedzenie cieľa a výstupu.
• Nastavenie testovacieho prostredia a vytvorenie základného schémy prevádzky.
• Testovanie na úrovni jednotlivých oddelení.
• Zbierka spätnej väzby od zamestnancov, čiastočné úpravy.
• Ostré nasadenie a poskytnutie podpory, zákazník si SharePoint teraz už spravuje sám.

A je veľmi spokojný. Neduplikujú sa mu údaje a všetko má prehľadne z jedného zdroja s jasne nastavenými právami.

Ak hľadáte výkonný nástroj na správu dokumentov, tak sa na chvíľu zastavte. Už ho pravdepodobne používate a pomôžeme ho skrotiť aj vám.